Polityka prywatności.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Krzysztof Krawczyk, prowadzący działalność pod marką Grafmen z siedzibą w Przemyślu. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się ze mną pod adresem e-mail: info@grafmen.com lub telefonicznie: +48 694 179 217.

2. Cele i podstawy przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w konkretnych, uzasadnionych celach, w zależności od etapu kontaktu i współpracy:

• Obsługa zapytań ofertowych i kontaktowych: korespondencja e-mailowa i telefoniczna dotycząca wyceny, zakresu prac oraz założeń projektu (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na komunikacji z osobami zainteresowanymi usługami).
• Zawieranie i realizacja umów: współpraca projektowa, umowy o dzieło, przeniesienie autorskich praw majątkowych (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy).
• Wypełnienie obowiązków podatkowo-księgowych: wystawianie rachunków/faktur oraz prowadzenie dokumentacji księgowej (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami prawa podatkowego) – dotyczy wyłącznie zapytań, w wyniku których doszło do zawarcia umowy i rozliczenia finansowego.
• Ochrona przed roszczeniami i ich dochodzenie: zabezpieczenie korespondencji na wypadek ewentualnych sporów cywilnoprawnych (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora).

3. Formularze kontaktowe, briefy i zasady retencji

W serwisie Grafmen.com udostępnione są interaktywne formularze kontaktowe oraz briefy projektowe służące do przesłania zapytania o wycenę i założeń zlecenia. Wysłanie formularza przekazuje wprowadzone dane (np. imię i nazwisko / osoba kontaktowa, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, treść wiadomości oraz wybrane parametry projektu) do administratora.

Dostawca techniczny formularzy (podmiot przetwarzający):

Do technicznego odbioru i przekazywania wiadomości z formularzy na skrzynkę e-mail wykorzystywana jest usługa Web3Forms, której operatorem jest Web3Creative. Web3Creative działa jako podmiot przetwarzający (procesor danych) na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (Data Processing Agreement – DPA). Transmisja danych z przeglądarki do bramki formularza odbywa się wyłącznie za pośrednictwem szyfrowanego połączenia HTTPS (SSL/TLS).

Przechowywanie danych przez Web3Forms (procesor):

Formularz kontaktowy oraz briefy projektowe w serwisie Grafmen.com korzystają ze wspólnej konfiguracji Web3Forms, w której ustawiono okres przechowywania zgłoszeń wynoszący 30 dni. Zgłoszenia starsze niż ten okres są automatycznie usuwane zgodnie z ustawieniami usługi. Usunięcie zgłoszenia z Web3Forms nie usuwa wiadomości dostarczonej na moją skrzynkę e-mail. Zasady przechowywania tej korespondencji opisano w części dotyczącej przechowywania danych przez administratora.

• Logi serwerowe dostawcy są usuwane cyklicznie w trybie bieżącym.

Przechowywanie danych przez Administratora (Grafmen):

• Wiadomości przekazane przez formularz trafiają na skrzynkę pocztową administratora (info@grafmen.com).
• Zwykłe zapytania ofertowe i korespondencja niezakończona umową: przechowywane przez czas niezbędny do obsługi zapytania, przygotowania wyceny i prowadzenia ustaleń, a następnie przez okres właściwy dla zabezpieczenia przed ewentualnymi roszczeniami przedsprzedażowymi (lub do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania). Szczegółowe zasady i harmonogram bieżącego usuwania zapytań bez odpowiedzi określa Administrator w ramach wewnętrznych procedur.
• Korespondencja i dokumentacja projektów zrealizowanych: przechowywane przez okres trwania umowy oraz bieg ogólnych terminów przedawnienia roszczeń z tytułu umów o dzieło i praw autorskich (co do zasady 3 lub 6 lat, zgodnie z Kodeksem cywilnym).
• Dokumentacja podatkowo-księgowa: wyłącznie w przypadku zrealizowanych projektów i wystawienia dokumentów rozliczeniowych (faktur/rachunków) – przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku z danego tytułu (zgodnie z art. 86 § 1 w zw. z art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa oraz art. 74 ustawy o rachunkowości). Zwykłe zapytania ofertowe niepodlegające rozliczeniu nie stanowią dokumentacji podatkowej i nie podlegają temu obowiązkowi.

Transfer danych i zabezpieczenia:

Dostawca Web3Creative korzysta z zaufanych podwykonawców infrastruktury chmurowej (m.in. Cloudflare, AWS) zlokalizowanych w Unii Europejskiej, Stanach Zjednoczonych oraz innych krajach trzecich. Podstawą prawną ewentualnego transferu danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy są Standardowe Klauzule Umowne (SCC) przyjęte przez Komisję Europejską, zintegrowane w DPA Web3Forms, połączone ze stosowaniem szyfrowania danych w transmisji (HTTPS/TLS) oraz w spoczynku (encryption at rest).

Możesz także skontaktować się ze mną bezpośrednio za pośrednictwem tradycyjnego adresu e-mail (info@grafmen.com) lub telefonicznie.

4. Pliki cookies i analityka

Serwis Grafmen.com nie używa plików cookies reklamowych, śledzących ani analitycznych. Nie są zainstalowane żadne zewnętrzne skrypty służące profilowaniu lub śledzeniu aktywności użytkownika.

• Cookies techniczne i localStorage: Serwis może zapisywać w pamięci przeglądarki (localStorage) jedynie preferencje dotyczące wyświetlania informacji dla użytkownika (np. zamknięcie panelu informacyjnego). Dane te nie są przesyłane na serwer ani do podmiotów trzecich.
• Wbudowane materiały wideo: Filmy w portfolio są wczytywane wyłącznie po kliknięciu przez użytkownika, z domeny youtube-nocookie.com (tryb rozszerzony prywatności YouTube), który nie ustawia cookies bez interakcji.

W przyszłości serwis może korzystać z anonimowej analityki (np. Google Analytics) — w takim przypadku niniejsza polityka zostanie zaktualizowana, a użytkownik zostanie poproszony o wyrażenie zgody przed uruchomieniem jakiegokolwiek skryptu analitycznego.

Możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać preferencje dotyczące cookies, klikając „Informacja o prywatności" w stopce strony lub zmieniając ustawienia swojej przeglądarki.

5. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) swoich danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania danych lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

6. Zmiany polityki prywatności

Wszelkie zmiany w niniejszej polityce będą publikowane na tej stronie. Aktualna wersja obowiązuje od dnia 1 października 2026 r.